• Strafbare Handlungen (z.B. Korruption, Betrug, Untreue, Diebstahl, Unterschlagung)
• Verletzung von Menschenrechten, sexuelle Belästigung oder Verstöße gegen Diskriminierungsgesetze.
• Schwerwiegender Verstoß gegen Geheimhaltungsbestimmungen.
• Der Verstoß verursacht einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen.
• Der Verstoß beeinträchtigt erheblich die Reputation des Studierendenwerks (z.B. bei Berichterstattung in regionalen oder überregionalen Medien).
• Durch den Verstoß droht der Verlust bestehender Aufträge bzw. der Ausschluss von zukünftigen Aufträgen.
• Der Verstoß führt zu einem Tätigwerden einer Ordnungs- oder Strafverfolgungsbehörde (z.B. Aufsichtsbehörde, Staatsanwaltschaft).
• Es liegen Hinweise auf schwerwiegende Pflichtverletzungen unter Beteiligung von Organmitgliedern oder Führungskräften (insb. Aufsichtspflichtverletzungen) vor.
• Der Verstoß macht eine Korrektur des Geschäftsberichts erforderlich.
• Der Verstoß beruht auf nicht funktionierenden Kontrollmechanismen.

Um eine ergebnisorientierte Untersuchung durchführen zu können, bitten wir darum, folgende Informationen anzugeben, wenn Sie einen Rechtsverstoß ansprechen möchten:

• Beschreiben Sie Ihre Bedenken bitte detailliert (Wer, was, wann, wie, wie oft, dauert der Rechtsverstoß noch an?)
• Teilen Sie uns mit, ob Sie Ihre Bedenken bereits an andere Stelle intern oder extern angesprochen haben und was dabei herausgekommen ist.
• Fügen Sie Informationen über mögliche Zeugen oder andere Beweise zu (z.B. Screenshots, Kopien von relevanten Dokumenten usw.).
• Es ist ausreichend, einen der angebotenen Kommunikationskanäle für Ihre Meldung zu nutzen.
• Seien Sie auf Rückfragen, die im Verlauf einer Prüfung aufkommen können, vorbereitet und unterstützen Sie die Aufklärung, indem Sie eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen.

• Unnötige Bloßstellung und Rufschädigung sind zu vermeiden.
• Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Mitarbeitenden, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.
• Die von Disziplinarmaßnahmen betroffene Person sowie andere Personen, die in der Lage sind, nachteilige Maßnahmen gegen den Hinweisgebenden zu ergreifen, sind, soweit geboten, zu belehren, dass Vergeltung gegenüber Hinweisgebenden strikt untersagt ist.
• Wenn Sie glauben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung von Rechtsverstößen Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, sollten Sie sich an die Meldestelle „hinweisgeben“ wenden.
• Meldungen, die Einschüchterung oder Repressalien wegen eines Rechtsverstoßes betreffen, werden ebenfalls nach den oben dargestellten Prinzipien untersucht.

Verfahrensrechte von verdächtigten Personen

• Die ermittlungsführende Stelle trägt Verantwortung für die Berücksichtigung der nach anwendbarem Recht geltenden Informations- und Anhörungspflichten.
• Hierbei ist die Einhaltung des anwendbaren Arbeitsrechts sicherzustellen.
• Während des gesamten Verfahrens ist Vertraulichkeit zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere für Informationen über Personen, die eines Rechtsverstoßes verdächtigt werden.
• Mit entsprechenden Informationen ist mit größter Sorgfalt umzugehen.
• Die Weitergabe personenbezogener Informationen darf nur erfolgen, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist, einem berechtigten Zweck dient („need to know“) und den anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.
• Bloßstellungen und Rufschädigungen sind zu vermeiden.

 

Disziplinarmaßnahmen bei Rechtsverstößen

• Disziplinarmaßnahmen müssen frei von Interessenkonflikten (z.B. bedingt durch Verwandtschaft, Freundschaft etc.) entschieden werden.
• Das Unternehmen stellt durch ein transparentes und dokumentiertes Verfahren sicher, dass disziplinarische Entscheidungen überprüf- und nachvollziehbar sind.
• Bei der Festlegung angemessener und erforderlicher Disziplinarmaßnahmen sind die Umstände des Einzelfalls, die Schwere des Verstoßes und seiner Folgen sowie das anwendbare Arbeitsrecht zu beachten.
• Bei der Festlegung können entlastende und erschwerende Umstände berücksichtigt werden

• Mitarbeitende, die ein vermutetes oder tatsächliches Compliance-Fehlverhalten in gutem Glauben angesprochen haben, sind vor allen Einschüchterungen oder Repressalien geschützt, auch wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt hat.
•  „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.
• Vorsätzliche Falschmeldung/Anschuldigung
• Eine wissentliche Falschmeldung über einen Compliance-Verstoß mit dem Ziel, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt selbst einen Rechtsverstoß dar und wird mit angemessenen Maßnahmen geahndet.