Hinweisgeben

Das Studierendenwerk Münster befolgt den Grundsatz, mit Studierenden, Geschäftspartnerinnen und -partnern sowie Beschäftigten vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Korruption, Betrug oder andere Rechtsverstöße dürfen bei dieser Zusammenarbeit keinen Raum haben. Solltest du in deiner täglichen Arbeit oder bei einem anderen direkten Kontakt mit uns erfahren, dass gegen diese Grundsätze verstoßen wird, melde uns das bitte. Falls Fehler vorkommen, möchten wir diese aufdecken und abstellen.

Das Studierendenwerk Münster beachtet dabei die Anforderungen des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und den EU-weiten Standard zum Schutz von hinweisgebenden Personen („Whistleblowern“) entsprechend der EU-Hinweisgeberrichtlinie (EU-2019/1937).

Um diese Anforderungen umzusetzen, haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das dir die Möglichkeit bietet, Rechtsverstöße vertraulich zu melden.

Es stehen dir zwei Meldewege zur Verfügung

Per E-Mail unter hinweisgeben@stw-muenster.de oder telefonisch unter +49 (0) 251 / 8379 – 705 können unsere Beschäftigten sowie alle anderen Personen, die mit dem Studierendenwerk Münster im Rechtsverkehr stehen, Rechtsverstöße melden.

Du erhältst innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und innerhalb von spätestens 3 Monaten eine Information darüber, was die Ermittlungen zu deiner Meldung ergeben haben. Gemäß den geltenden Gesetzen muss die Antwort die Vertraulichkeit und das Recht auf Privatsphäre aller betroffenen Personen berücksichtigen.

Wir werden jeden Hinweis mit größter Sorgfalt, Schnelligkeit und Vertraulichkeit behandeln und dabei die geltenden Datenschutzgesetze einhalten. Dies bedeutet, dass nur die zur Untersuchung notwendigen Personen und gegebenenfalls externe Ermittler oder Auditoren hinzugezogen werden, um das weitere Verfahren zu betreiben.

Jeder Vorgang wird ordnungsgemäß registriert und dokumentiert. Die Untersuchungen unterliegen dem Grundsatz des fairen Verfahrens und sind der Objektivität verpflichtet, um eine unparteiische Entscheidung zu ermöglichen. Für alle betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis ein Verstoß nachgewiesen ist.

Wir werden mit Nachdruck auf festgestelltes Fehlverhalten reagieren; dies kann unter anderem angemessene disziplinarische Maßnahmen gegen die Täter zur Folge haben. Auf der Grundlage der ermittelten Fakten wird die Geschäftsführung – in der Regel in Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichsleitern und der Personalabteilung – eine Entscheidung über den Fall sowie geeignete Maßnahmen treffen.

Bitte beachte, dass unser Hinweisgebersystem nur für die Meldung von Rechtsverstößen genutzt werden kann. Für allgemeine Hinweise, Beschwerdemitteilungen oder Anregungen kontaktiere uns bitte über das Kontaktformular auf unserer Website oder in der Erika-App.

Externe Meldestellen wird das Bundesministerium der Justiz (BfJ) rechtzeitig zum Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 2. Juli 2023 auf der Webseite des BfJ veröffentlichen, über die sich hinweisgebende Personen an die externe Meldestelle des Bundes wenden können. Meldungen werden elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes möglich sein.

Ausführliche Informationen zum Hinweisgeben

  • Strafbare Handlungen (z.B. Korruption, Betrug, Untreue, Diebstahl, Unterschlagung)
  • Verletzung von Menschenrechten, sexuelle Belästigung oder Verstöße gegen Diskriminierungsgesetze.
  • Schwerwiegender Verstoß gegen Geheimhaltungsbestimmungen.
  • Der Verstoß verursacht einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen.
  • Der Verstoß beeinträchtigt erheblich die Reputation des Studierendenwerks (z.B. bei Berichterstattung in regionalen oder überregionalen Medien).
  • Durch den Verstoß droht der Verlust bestehender Aufträge bzw. der Ausschluss von zukünftigen Aufträgen.
  • Der Verstoß führt zu einem Tätigwerden einer Ordnungs- oder Strafverfolgungsbehörde (z.B. Aufsichtsbehörde, Staatsanwaltschaft).
  • Es liegen Hinweise auf schwerwiegende Pflichtverletzungen unter Beteiligung von Organmitgliedern oder Führungskräften (insb. Aufsichtspflichtverletzungen) vor.
  • Der Verstoß macht eine Korrektur des Geschäftsberichts erforderlich.
  • Der Verstoß beruht auf nicht funktionierenden Kontrollmechanismen.

Um eine ergebnisorientierte Untersuchung durchführen zu können, bitten wir darum, folgende Informationen anzugeben, wenn du einen Rechtsverstoß ansprechen möchtest:

  • Beschreibe deine Bedenken bitte detailliert (Wer, was, wann, wie, wie oft, dauert der Rechtsverstoß noch an?)
  • Teile uns mit, ob du deine Bedenken bereits an andere Stelle intern oder extern angesprochen hast und was dabei herausgekommen ist.
  • Füge Informationen über mögliche Zeugen oder andere Beweise zu (z.B. Screenshots, Kopien von relevanten Dokumenten usw.).
  • Es ist ausreichend, einen der angebotenen Kommunikationskanäle für deine Meldung zu nutzen.
  • Sei auf Rückfragen, die im Verlauf einer Prüfung aufkommen können, vorbereitet und unterstütze die Aufklärung, indem du eine Kontaktmöglichkeit hinterlässt.
  • Unnötige Bloßstellung und Rufschädigung sind zu vermeiden.
  • Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Mitarbeitenden, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.
  • Die von Disziplinarmaßnahmen betroffene Person sowie andere Personen, die in der Lage sind, nachteilige Maßnahmen gegen den Hinweisgebenden zu ergreifen, sind, soweit geboten, zu belehren, dass Vergeltung gegenüber Hinweisgebenden strikt untersagt ist.
  • Wenn du glaubst, dass du aufgrund deiner Meldung von Rechtsverstößen Einschüchterungen oder Repressalien erleidest, solltest du dich an die Meldestelle „hinweisgeben“ wenden.
  • Meldungen, die Einschüchterung oder Repressalien wegen eines Rechtsverstoßes betreffen, werden ebenfalls nach den oben dargestellten Prinzipien untersucht.

Verfahrensrechte von verdächtigten Personen

  • Die ermittlungsführende Stelle trägt Verantwortung für die Berücksichtigung der nach anwendbarem Recht geltenden Informations- und Anhörungspflichten.
  • Hierbei ist die Einhaltung des anwendbaren Arbeitsrechts sicherzustellen.
  • Während des gesamten Verfahrens ist Vertraulichkeit zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere für Informationen über Personen, die eines Rechtsverstoßes verdächtigt werden.
  • Mit entsprechenden Informationen ist mit größter Sorgfalt umzugehen.
  • Die Weitergabe personenbezogener Informationen darf nur erfolgen, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist, einem berechtigten Zweck dient („need to know“) und den anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.
  • Bloßstellungen und Rufschädigungen sind zu vermeiden.

Disziplinarmaßnahmen bei Rechtsverstößen

  • Disziplinarmaßnahmen müssen frei von Interessenkonflikten (z.B. bedingt durch Verwandtschaft, Freundschaft etc.) entschieden werden.
  • Das Unternehmen stellt durch ein transparentes und dokumentiertes Verfahren sicher, dass disziplinarische Entscheidungen überprüf- und nachvollziehbar sind.
  • Bei der Festlegung angemessener und erforderlicher Disziplinarmaßnahmen sind die Umstände des Einzelfalls, die Schwere des Verstoßes und seiner Folgen sowie das anwendbare Arbeitsrecht zu beachten.
  • Bei der Festlegung können entlastende und erschwerende Umstände berücksichtigt werden
  • Mitarbeitende, die ein vermutetes oder tatsächliches Compliance-Fehlverhalten in gutem Glauben angesprochen haben, sind vor allen Einschüchterungen oder Repressalien geschützt, auch wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt hat.
  •  „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.
  • Vorsätzliche Falschmeldung/Anschuldigung
  • Eine wissentliche Falschmeldung über einen Compliance-Verstoß mit dem Ziel, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt selbst einen Rechtsverstoß dar und wird mit angemessenen Maßnahmen geahndet.